做體系審核不是說要開多少個不符合項，而是通過審核看清真面貌!,審核方和被審核方，是博弈的雙方。在這個過程中，作為體系審核員不是說要開多少個不符合項目，而是通過審核看清供應商的真面貌，然后確認是否需要這樣的供應商或識別出其真風險然后提前預防，這才是審核的真正目的！
有經(jīng)驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態(tài)。比如：去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。
企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等，司機天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。
如果去接你的人還有供應商對口部門的人（如質(zhì)量部），在車上聊公司的經(jīng)營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。
01、審核前準備
在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞媱潱ǖc前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人，做好審核現(xiàn)場的接待工作。
在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關(guān)注的活動、相關(guān)人員等。
02、首次會議
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。
首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現(xiàn)場協(xié)助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。
建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請要提前告知審核組。
由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗，遇到后心里發(fā)怵。當對方提到總經(jīng)理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。
中國引進ISO9001差不多有30年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個標準的精髓？
主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。
有一次在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以后。
在寫審核計劃時，要求總經(jīng)理參加首次會議。老板的秘書告訴說，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條。”
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”
在質(zhì)量體系推動方面，老板的權(quán)重最大，用數(shù)字比喻為占50%以上。
因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。
首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。
一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。
03、參觀現(xiàn)場的目的
目的1：管理細節(jié)
一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個大致的了解。
我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結(jié)束了。”
因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。
管理的細節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。
它們似乎與產(chǎn)品離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。
想想看行政經(jīng)理的工資會比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎？
如果不低，那對管理能力的要求就應該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準備的。
莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。
如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。有經(jīng)驗的審核員也是通過管理的細節(jié)，來判斷供應商的管理水平和能力的。
目的2：設計的優(yōu)劣
另外由于食品安全與工程設計有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對食品安全設計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房內(nèi)可以找一個1周左右的產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。
當由多人組成的審核小組時，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的準備都有很大幫助。
參觀現(xiàn)場的準備
現(xiàn)場參觀前要讓供應商提供四張圖：
1、工廠布局圖
2、蟲害布局圖
3、監(jiān)控設施布局圖
4、倉庫貨物布局圖
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現(xiàn)場參觀后，小組可以進行10-15分鐘的討論，確定審核重點和現(xiàn)場取樣方式。
04、《檢查表》的設計
為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在《檢查表》中對現(xiàn)場參觀的內(nèi)容可以進行如下描述：
1.大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡方式、車號；
2. 監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；
3.廠區(qū)道路、草坪；
4.污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；
5.蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；
6.原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū)；
7.冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；
8.成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手工；
9.生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設施。
05、審核小組的分工
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
A組
A組的審核地點在辦公室，主要負責產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：
1.入庫報告：產(chǎn)量、批號；
2.生產(chǎn)報告：產(chǎn)量、批號；
3.本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、產(chǎn)品標準、檢測方法/規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄；
4.過程檢驗記錄：CCP、重量記錄、指標（質(zhì)量）、異常報告、衛(wèi)生記錄、設備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗記錄；
5.員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，并檢查當班執(zhí)行清潔、CCP操作人員的培訓記錄；
6.本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、原料標準、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄；
7.設備維修、保養(yǎng)記錄。
注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動。
A組的審核路徑為：
1）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數(shù)量。
2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與此批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。
B組
B組負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導書和報告，如：
1.HACCP計劃：小組、產(chǎn)品描述、預期用途、流程圖、流程圖確認、危害分析、CCP/OPRP控制措施；
2.PRP目錄；
3.投訴管理；
4.內(nèi)審；
5.管理評審；
6.培訓管理；
7.設備維修、保養(yǎng)（包括安保設施）；
8.不合格品控制；
9.糾正預防措施；
10.設備儀器校驗（包括生產(chǎn)線、實驗室）；
11.源頭（供應商）管理；
12.蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；
13.社會責任；
14.產(chǎn)品防護；
15.應急管理（停電、火災對產(chǎn)品的影響）；
16.召回演練。
C組
C組主要負責生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫房和實驗室，如：
1.現(xiàn)場衛(wèi)生；
2.周（月）GMP/5S檢查記錄；
3.現(xiàn)場操作文件（SOP）管理；
4.記錄管理（CCP、OPRP、清潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、異物）；
5.標識管理：化學品、半成品、原料、成品；
6.人員培訓（關(guān)鍵崗位+一般崗位）；
7.設施、設備衛(wèi)生設計；
8.交叉污染防護、潤滑油等級；
9.原料/成品倉庫衛(wèi)生；
10.物品標識；
11.FIFO（先入先出）；
11.化學品庫；
12.實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內(nèi)部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實驗室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗+培養(yǎng)箱溫度校驗）。
06、審核過程中的配合
在審核過程中，需要三組進行信息傳遞，如：
A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）
可追溯信息的完整性與召回報告（證據(jù)對比）
成品、原料檢驗方法管理
檢驗人員資質(zhì)管理
產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理
記錄管理（CCP、清潔、產(chǎn)品檢驗、原料檢驗）
環(huán)境監(jiān)控計劃
糾正預防措施
設備維修、保養(yǎng)計劃
C組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場評估）
本批號成品所有原料是否有拒用？
原料倉庫的FIFO（先進先出）
臺賬與批號是否符合情況？
標識管理（批號、數(shù)量、入庫日期）
狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）
07、審核原則
這樣的審核安排基于以下幾個原則：
1.所有管理活動已經(jīng)發(fā)生；
2.所有管理活動需要符合規(guī)范要求；
3.所有管理活動的信息不得缺失；
4.通過已經(jīng)實現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機、料、法、環(huán)的所有管理信息。
08、審核流程和重點
質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進行追溯。
在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報告。
因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產(chǎn)品進行。
A組審核員的審核流程與重點
A組審核員在現(xiàn)場參觀時，已經(jīng)用相機拍攝了追溯產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信息）。
回到辦公室，向供應商提出要求，提供與這個產(chǎn)品相關(guān)的信息。
建議A組審核員將與這個批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。
B組審核員的審核流程與重點
A組審核員在對信息的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報告相關(guān)的管理依據(jù)。
邏輯是：找產(chǎn)品 -> 找記錄 -> 找依據(jù) -> 找疏漏 -> 找問題 -> 找風險
相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗證：
（1）管理評審報告
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
凡是與分錢相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。
所以看管理評審報告時，先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動計劃是否有預算。
有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經(jīng)營活動的企業(yè)，它所運行的管理體系本身就會給經(jīng)營帶來巨大風險。
就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風險之中。
因此，幾頁紙的管理評審報告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。
建議看管理評審報告不要只看當年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。
（2）內(nèi)審報告
內(nèi)審報告是管理評審報告的部分輸入。
但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
如何改變這樣的局面？可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔任各個審核組的組長。
在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務部門可以從這幾個問題問起。
為什么需要這個部門？
為什么需要這個崗位？
這個部門的主要業(yè)務流程是什么？
這個部門或崗位的主要責任是什么？
影響到你部門工作效率的原因是什么？
你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？
你如何解決沖突并開始有實施計劃？
當你將這些問題告訴總經(jīng)理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？
（3）其他重要的管理程序
HACCP計劃
PRP目錄
蟲害管理程序
放行管理程序
不合格管理程序
糾正預防管理程序
投訴管理程序
追溯管理程序
召回管理程序
危機管理程序
實驗室管理程序
員工培訓管理程序
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù)。
C組審核員的審核流程以及重點
在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場的操作行為。
因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現(xiàn)場表現(xiàn)如何。現(xiàn)場執(zhí)行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。
人：是否經(jīng)過充分的培訓才執(zhí)行生產(chǎn)任務
機：設備維修保養(yǎng)能否達到保證生產(chǎn)的目的
料：原料（產(chǎn)品）的管理狀態(tài)
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
環(huán)：設施和周圍環(huán)境是否適于食品生產(chǎn)對衛(wèi)生的要求
三組審核員需要在末次會議之前，進行討論。
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相關(guān)，到這個層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審核方報告審核發(fā)現(xiàn)和審核報告了。
